視覚障害者のためのエクセル入門
２００８年２月９日改訂
ゆうあいネットPCVOL　原　広三
〔注意事項〕
※本テキストはPC-TalkerXPとExcel2003という環境で説明しています。
※説明文の中で「オルトメニュー」とは「オルトキーを押すことにより開くメニュー」を意味しています。

１　エクセル（Excel）とは
　エクセルはマイクロソフト社が開発した表計算ソフトと呼ばれる種類のソフトです。表計算という名前の通り、行事予定表などの表を作成したり、会計簿などの計算を伴う書類を作成したりするのに便利なソフトです。
　今回の講習では入門編ということで、日常生活で作成する機会の多い書類（名簿と会計簿）を作成してみましょう。

２　エクセルを起動する
　ウインドウズキーを押してスタートメニューを開き「すべてのプログラム」の中から「Microsoft Excel」を選択してエクセルを起動します。ワードと同様にエクセルでも初期設定ではオフィスアシスタントというイルカが登場して音声ユーザの方には使いにくいことがありますので、次の手順で解除しておきましょう。
　オルトキーを押してメニューを開き、右矢印で「ヘルプ」まで行き、下矢印で「オフィスアシスタントを隠す」まで行きエンターキーを押す。

３　エクセルの仕組み
（１）セル
　セルとはエクセルにおいてデータを入力する単位のことです。セルを下駄箱にたとえると理解しやすいです。エクセルを起動すると「Ａ１」と聞こえます。左から何列目というのをアルファベットで、上から何段目というのを数字で表します。左上の角の箱は、第１列目ですからＡ列、上から１段目ですから１、すなわちＡ１となります。これを番地と言います。番地がＣ３ならば、左から３列目で、上から３段目の箱を表します。
　セルの縦の並びを「列」、横の並びを「行」といいます。「行」や「列」は、挿入、削除、高さや幅の変更などができます。データ入力は、すべてそれぞれのセルに対して行います。
（２）ワークシート
　セルが一つひとつの箱であるのに対して、下駄箱全体をワークシートあるいはシートといいます。これは1枚の集計用紙のようなもので、縦横に並んだマス目からできています。
　
（３）ブック
　エクセルではブックと呼ばれる単位で一連の作業をします。ブックには複数のワークシートをまとめておくことができます。集計用紙のバインダーだと思うとわかりやすいです。エクセルを起動するとこのブックが開いて、１枚目のシートが表示されるのです。作成したブックは一つのファイルとして保存されます。
　エクセルを起動した状態では標準で３枚のワークシートが入ったブックが開きます。このワークシートの数は増やしたり、減らしたりもできます。
　なお、コントロール＋ページアップキーで前のシートを表示し、コントロール＋ページダウンキーで次のシートを表示します。

４　データの入力
　Ａ１のセルから右矢印キーあるいは下矢印キーをゆっくり押して行ってみてください。セルの番地とその内容を読み上げていきます。カーソルがあるところのセルをアクティブセルといいます。データを入力するときにはＦ２のキーを押すとセルの編集モードになり、文字を確定した後に左矢印キーで戻れば入力した文字を確認することができます。文字を確定した後にさらにもう一度エンターキーを押せばセルにデータが入力されます。
　もし間違って入力していたら、その位置でもう一度入力してください。元の内容が消されて新しい内容が入力されます。削除するときは、そのセルの位置でデリートキーを押すと内容が消去されます。

５　便利なショートカット
（１）セルの移動
　矢印キーでセルを上下左右に一つずつ移動することができますが、次のショートカットキーを使えばすばやくセルを移動できます。
　ホームキー…カーソルのある行の左端のセルに移動する。
　コントロール＋ホームキー…Ａ１のセルに戻る。
コントロール＋エンドキー…最も右にあるデータの列と、最も下にあるデータの行の重なったセル（表の右下隅のセル）に移動する。
コントロール＋右矢印キー…右のセルが空白なら右にある最初のデーターのあるセルに移動する。右のセルにデータがある場合はつながったデータの右端のセルに移動する。
コントロール＋下矢印キー…すぐ下にあるセルが空白なら、下に出てくる最初のデータのあるセルに移動する。下のセルにデータがある場合はつながったデータの一番下のセルに移動する。

（２）セル・行・列の選択
シフト＋矢印キー…複数のセルを範囲選択する。
　コントロール＋Ａ…すべてのセル（シート全体）を選択する。
　シフト＋スペースキー…カーソルがある行を選択する。
　コントロール＋スペースキー…カーソルがある列を選択する。
　コントロール＋シフト＋矢印キー…データが途切れるセル（リストの端）まで選択する。
　コントロール＋シフト＋「＊」（アスタリスク）…データが入力されている範囲（リスト全体）を選択する。（予めリストの中にカーソルを移動しておくこと。）

（３）その他
　コントロール＋ページアップキー…次のシートに移動する。
　コントロール＋ページダウンキー…前のシートに移動する。
コントロール＋「１」（数字の１）…「セルの書式設定」のダイアログボックスを開く。
オルト＋シフト＋「−」（マイナス）キー…選択範囲の合計を出す。（SUM関数と同じ）

６　名簿を作成してみよう
（１）項目名（フィールド名）を入力しよう
　エクセルでは住所録のような形式を「リスト」と呼びます。原則としてひとつのワークシートにひとつのリストを作ります。一行目には、氏名、ふりがな、住所などの項目名（列見出し、フィールド名などともいいます）を入力します。
　では、次の手順で項目名を入力してください。
　　Ａ１のセルに「番号」と入力する。
　　Ｂ１のセルに「氏名」と入力する。
　　Ｃ１のセルに「ふりがな」と入力する。
　　Ｄ１のセルに「性別」と入力する。
　　Ｅ１のセルに「年齢」と入力する。
　　Ｆ１のセルに「住所」と入力する。

（２）セルの書式設定をしよう
　項目名の行を太字にしてみましょう。まず1行目にカーソルを移動してから、シフトキーとスペースキーで1行目を選択しておきます。次にアプリケーションキー（右のコントロールキーの左隣のキー）を押した後、下矢印キーで「セルの書式設定」を選択しエンターキーを押すと書式設定のダイアログ画面が開きます。コントロールキーと「１」を押してもいいです。
　書式設定のダイアログ画面が開いたら、右または左矢印キーを押して「フォント」というところまで移動します。次にタブキーを押していき、「スタイル　標準」と聞こえるところまで移動して下矢印キーで「太字」に合わせます。そしてタブキーを押してＯＫボタンまで移動してエンターキーを押します。ここではフォントスタイル以外にもいろいろな書式設定ができます。
（３） 番号を入力しよう
　エクセルでは番号を入力するときに便利な機能があります。「編集」→「フィル」の中にある「連続データの作成」です。これは連番を振ったり、日付や曜日を入力したりする場合に便利です。では、やってみましょう。
�@ Ａ２のセルに「１」と入力する。
�A Ａ２のセルにカーソルを合わせてからシフトキーを押したまま下矢印キーを押して、Ａ２からＡ１１までセルの範囲選択をする。（１〜10まで数字を入れるため）
�B オルトメニューで「編集」→「フィル」→「連続データの作成」を選択してエンターキーを押す。
�C 「増分値　１」というので、これはそのままにしておき、タブキーを３回押してＯＫでエンターキーを押す。
　これで１から10までの数字が入力されました。上下矢印キーで確認してみましょう。
　行事予定表を作成する場合に、日付や曜日を連続して入力したい場合は、上の手順の�Cのところで、タブキーを６回押して「加算」というところに移動し、ここで下矢印キーを３回押して「オートフィル」にチェックを切り替えた後、タブキーを２回押してＯＫでエンターキーを押します。そうすると連続した日付や曜日が自動的に入力されます。

（４） 氏名や住所を入力しよう
　10人分の氏名や住所などを入力していきます。データを連続して入力する場合は、ひとつのセルにデータを入力したら、タブキーで右へ移動するようにすれば、右端まできたところでエンターキーを押せば次の行の先頭へ戻るので便利です。（途中でタブキー以外のキーを使ってセルを移動した場合は無効となるので注意。）
　なお、氏名や住所では漢字を使うので半角全角キーを押して日本語変換オンにして、年齢のところは半角全角キーを押して日本語変換停止をして半角数字で入力する。

７　並べ替え
（１）名前の５０音順に並べ替えをしてみよう
�@リストの枠内の任意のセルにカーソルを移動する。（リストの枠外にカーソルがあると並べ替えができないので注意）
�Aオルトメニューで「データ」→「並べ替え」を選択しエンターキーを押す。
�B「最優先されるキー」のところで下矢印キーで「ふりがな」を選んでエンターキーを押す。
�Cタブキーを押して「昇順」と聞こえることを確認する。（「降順」となっていたら上または下矢印キーを押して「昇順」に変える。）
※昇順（しょうじゅん）…数字の小さい順、５０音順（あ→わ）
※降順（こうじゅん）…数字の大きい順、逆５０音順（わ→あ）
�DタブキーでＯＫまで行きエンターキーを押す。
これで５０音順に並べ替えができました。年齢順にも並べ替えてみましょう。
（２）番号を振りなおそう。
　並べ替えの結果、最初の番号がばらばらになってしまったので、６の（３）で説明した手順で番号を振りなおしましょう。

８　データの抽出
（１）女性だけを抽出をしてみよう
　特定の条件に合うデータを抽出するには「フィルタオプションの設定」を使います。
　�@Ａ１の氏名にカーソルを合わせる。
　�Aオルトメニューで「挿入」→「行」でエンターキーを押す。
�Bこれを３回繰り返して、氏名の上に３行の空白行を作る。（このとき最初の1行目にあった項目名の行は４行目になっているので注意。）
　�CＡ１にカーソルを移動して「性別」と入力する。
�DＡ２にカーソルを移動して「女」と入力する。（入力してあるデータの通りに書くこと。）
�E抽出するリストの中の任意のセルにカーソルを移動する。（これを忘れると正しく抽出できないので注意。）
�Fオルトメニューで「データ」→「フィルタ」→「フィルタオプションの設定」でエンターキーを押す。
�Gフィルタオプションのダイアログが開いて、「リスト範囲」と言います。ここにはすでに内容が記入されているので、タブキーで項目を移動し、「検索条件範囲」のところに半角で「a1:a2」と記入します。（日本語変換は停止して入力すること。）
�Hタブキーを２回押してＯＫでエンターキーを押す。

　これで女性だけが抽出されたリストが表示さます。矢印キーで確認してください。元のリストの状態に戻すときは、オルトメニューで「データ」→「フィルタ」→「全て表示」でエンターを押します。

（２）岡山市または倉敷市の人を抽出してみよう（or検索）
�@Ａ１に「住所」、Ａ２に「岡山市」と入力する。
�AＡ３に「倉敷市」と入力する。（or検索の場合は縦並びのセルに条件を入力する。）
�BＡ３とＡ４の間に空白行がなくなって、リスト範囲と条件範囲の境目がなくなると正しく抽出できないので、もう１行空白行を挿入する。
�C抽出するリストの中の任意のセルにカーソルを移動する。
�Dこれで抽出条件範囲を「A1:A3」と入力すると岡山市または倉敷市の人が抽出される。
※先頭ではない文字（途中にある文字）で抽出する場合には、「* …」というように先頭に「*」（アスタリスク）の記号をつけて、その後に抽出条件となる文字を入れる。（例「*駅前町」）

（３）岡山市かつ男性である人を抽出してみよう（and検索）
�@Ａ１に「住所」、Ａ２に「岡山市」と入力する。
�AＢ１に「性別」、Ｂ２に「男」と入力する。（and検索の場合は横並びのセルに条件を入力する。）
�B抽出するリストの中の任意のセルにカーソルを移動する。
�Cこれで抽出条件範囲を「A1:B2」と入力すると岡山市かつ男性である人が抽出される。

９　データの検索
　矢印キーでリスト内のデータを全部読むのはたいへんです。読みたいデータだけ読むには検索機能を使います。検索の手順を説明します。
�@ オルトメニューで「編集」→「検索」でエンターキーを押す。（ショートカットキーではコントロールキーとＦを押す。）
�A 検索文字の入力画面が出るので見つけたい文字を入力してエンターキーを押す。（この時、Ｆ２のキーを押して文字を入力しようとすると、アクティブセルの編集モードになるので、Ｆ２は押さないで直接入力すること。）
�B エラーメッセージが出なければ検索が終っているので、エスケープキーを押して検索画面を閉じる。
�C 検索文字の含まれるセルに移動しているで、左右の矢印キーでその行のデータ（住所など）を確認する。
�D もう一度検索するときは、コントロールキーとＦのキーを押すと、前に検索した文字が残っているので、同じ文字を検索するならそのままエンターキーを押す。別の文字を検索するときはバックスペースキーで検索文字を消した後、再度検索文字を入力してエンターキーを押せば検索できる。

10　行と列の挿入
（１）行の挿入
　すでにデータが入力してある行の間に新しい空白行を挿入したいときには次のようにします。
�@ １行目と２行目の間に新しい空白行を挿入したい場合は、２行目の任意のセルにカーソルで移動し、オルトメニューで「挿入」→「行」でエンターキーを押す。
�A これで２行目が空白になったので、新しくデータを入力することができる。（前の２行目は３行目に移動している。）

（２）列の挿入
　すでにデータが入力してある列の間に新しい空白列を挿入したいときには次のようにします。
�B Ａ列とＢ列の間に新しい空白列を挿入したい場合は、Ｂ列の任意のセルにカーソルで移動し、オルトメニューで「挿入」→「列」でエンターキーを押す。
�C これでＢ列が空白になったので、新しくデータを入力することができる。（前のＢ列はＣ列に移動している。）
※注意
　空白のセルはあってもかまいませんが、空白の行や列があるとリストが分離してしまい、正しく並べ替えや抽出ができなくなるので注意してください。

11 行や列の移動
（１）行の移動
　行を移動したいときには、次のようにします。
�@ 移動したい行のＡ列のセルにカーソルを移動し、シフトキーとスペースキーで行全体を選択する。
�A 選択した行をコントロールキーとＸのキーで切り取る。
�B 移動先の行のひとつ下の行のＡ列のセルにカーソルを移動する。
�C アプリケーションキーを押して下矢印キーで「切り取ったセルの挿入」を選択してエンターキーを押す。
これで行が移動できます。ただし抽出中は行の移動ができないので、「データ」→「フィルタ」→「全て表示」でリストをすべて表示させてから実行してください。

（２）列の移動
　列を移動したいときには、次のようにします。
�D 移動したい列の１行目のセルにカーソルを移動し、コントロールキーとスペースキーで列全体を選択する。
�E 選択した列をコントロールキーとＸのキーで切り取る。
�F 移動先の行のひとつ右の列の１行目のセルにカーソルを移動する。
�G アプリケーションキーを押して下矢印キーで「切り取ったセルの挿入」を選択してエンターキーを押す。
これで列が移動できます。

12 行や列の削除
　行や列を削除するときは、シフトキー（コントロールキー）とスペースキーで行または列全体を選択した後、オルトメニューで「編集」→「削除」を選択してエンターキーを押します。デリートで削除した場合はデータのみが削除され、行や列そのものは残って空白行や空白列ができるが、この場合は行や列そのもの、つまり下駄箱でたとえれば箱がなくなるので注意が必要です。


13　シート（sheet）に名前を付ける
　sheet1に住所録のリストがあるとします。そういうときは、sheet1の名前が「住所録」であれば、シートを切り替えたとき、「住所録」と言ってくれるので便利です。シートに名前をつけるには次のようにします。
�@ シート１を開いている状態で、オルトメニューで「書式」→「シート」→「名前の変更」を選択しエンターキーを押す。
�A ここでシートの名前を入力してエンターキーを押す。
�B コントロールキーとページダウンキー（ページアップキー）でシートを切り替えて、名前を確認する。

14　会計簿を作成しよう
（１）項目名（フィールド名）を入力する
　Ａ１のセルに「日付」と記入する。
　Ｂ１のセルに「費目」と記入する。
　Ｃ１のセルに「内訳」と記入する。
　Ｄ１のセルに「収入額」と記入する。
　Ｅ１のセルに「支出額」と記入する。
　Ｆ１のセルに「残高」と記入する。

（１） 日付の記入
　日付を記入する時には、わざわざ「４月１日」と漢字を使って記入しなくても、半角で「4/1」（４　スラッシュ　１）と入力すれば、「４月１日」と表示されます。このように入力されたデータと表示形式が異なる場合があります。表示形式の設定は次のようにします。
�@日付の列（Ａ列）に任意のセルにカーソルを移動し、コントロールとシフトキーで列全体を選択する。
�Aアプリケーションキーを押し、下矢印キーで「セルの書式設定」に移動しエンターキーを押す。
�Bタブキーを１回押して「分類」というところに移動し、さらに下矢印キーを押して「日付」に移動する。
�Cタブキーを１回押して「種類」というところに移動し、さらに下矢印キーを押して適当な表示形式を選択する。
�Dタブキーを１回押してＯＫでエンターキーを押す。
　これで表示形式が変更できます。

（３）金額の記入
　金額などの数字を記入する場合は半角で入力します。全角で入力しても自動的に半角に変換されますが、その場合はエンターキーを余分に１回押さなければならないので、日本語変換を停止して最初から半角で入力したほうが手間が省けます。ここでは収入額から残高までの列の２行目から１０行目まで金額を入力しておきます。

（４）表示形式の変更
　金額の表示形式を「1,000」というように３桁ごとにカンマを入れる桁区切りにしたい場合は、上で説明した「セルの書式設定」を使って次のようにします。
�@金額の欄、つまりＤ列の収入額からＦ列の残高までの３列を選択する。Ｄ列の任意のセルにカーソルを移動し、シフトキーを押したまま右矢印キーを２回押してＦ列のセルまで範囲選択をする。そしてコントロールとシフトキーで列全体を選択する。
�Aアプリケーションキーを押し、下矢印キーで「セルの書式設定」に移動しエンターキーを押す。
�Bタブキーを１回押して「分類」というところに移動し、さらに下矢印キーを押して「数値」に移動する。
�Cタブキーを２回押して「桁区切り（，）を使用する」というところに移動し、スペースキーでチェックを入れる。
�Dタブキーを２回押してＯＫでエンターキーを押す。
　これで表示形式が変更できます。数値の小数点以下の桁数を設定することもできます。

（５）残高の自動計算
　残高の欄はいちいち電卓で計算して金額を記入するのはたいへんです。エクセルは表計算ソフトですから、セルに計算式を入力しておけば自動的に残高を出してくれます。次のようにやってみましょう。
　�@Ｆ２のセルに「=D2」と半角で記入する。これはＤ２の金額つまり収入額と同じという意味である。セルを表すアルファベットは大文字でも小文字でもどちらもよい。また、計算式を入力する場合は必ず「＝」（イコール）から始める。
　�AＦ３のセルに「=F2+D3-E3」と半角で記入する。これは「ひとつ前の残高＋収入額−支出額」という意味で、収入があれば収入額を足し、支出があれば支出額を引くという計算式である。
　�BＦ４以降はＦ３の計算式をコピーすればよい。まずＦ３のセルにカーソルを移動し、そこからシフトキーを押したまま下矢印キーを押していき、適当なセルまで選択する。
　�Cオルトメニューで「編集」→「フィル」→「下方向へコピー」を矢印キーで選択しエンターキーを押す。（ショートカットキーではコントロールキーとＤ）
　これでＦ４以降のセルに計算式が自動入力されます。下矢印キーで確認すると、残高の金額を読み上げますが、Ｆ２のキーを押してセルの入力データを確認すると「=F3+D4-E4」というように計算式が入力されています。これは日付と同じように入力されたデータと表示形式が違うのです。
　なお、計算式はＦ３の計算式にあるセル番号がそのままコピーされているのではなく、そのセルの位置に合わせた形でセル番号がひとつずつ増えているのがわかります。このように文字や数字をコピーする時と違って、計算式をコピーする時にはそのセルの位置に合わせた形で計算式（セル番号）が自動的に変わります。

15　合計を求めよう
　会計簿が完成したら、次は合計や小計を求めてみましょう。まず収入額および支出額の合計を求めましょう。（Ｄ２からＤ１０、Ｅ２からＥ１０に金額が入力されているとします。）
　�@まず収入額の合計を求めます。Ｄ２のセルにカーソルを移動し、そこからシフトキーを押したまま下矢印キーを押してＤ１１まで範囲選択する。このとき必ず金額記入欄の一番下よりさらにひとつ下のセルまで範囲選択すること。）
　�Aオルトキーとシフトキーと「−」（マイナス）キーを同時に押すと、範囲選択した一番下のセル（Ｄ１１）に収入額の合計が表示される。
　下矢印キーで確認すると、収入の合計金額を読み上げますが、Ｆ２のキーを押してセルの入力データを確認すると「=SUM(D2:D10)」というように計算式が入力されています。「ＳＵＭ」は合計を計算するコマンド（関数）で、カッコ内は合計するセルの範囲を示しています。なお、この計算式を直接Ｄ１１のセルに入力しても同じように合計が表示されます。（アルファベットは小文字でもよい。）

16　費目別に集計しよう
　費目別の合計金額を求めたい時に使う関数は「ＳＵＭＩＦ」です。例えば食費の合計を出したいときには次のような計算式にします。
　=SUMIF(B2:B10,"食費",E2:E10)
　カッコ内の最初のＢ２：Ｂ１０は、食費という費目を探し出すセルの範囲を示しています。次の半角の「"」（クオーテーション）で囲まれた言葉は探し出す費目名です。最後のＥ２：Ｅ１０は、合計するセルの範囲（支出金額）を示しています。それぞれの項目は半角の「，」（コンマ）で区切られています。
　Ｄ１２に「食費合計」、Ｅ１２に上の計算式を入力してみると、食費合計が計算されます。他の費目についても計算式を入力してみましょう。なお、収入の費目の場合は、カッコ内の最後の合計するセルの範囲は「D2:D10」とします。




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